Softwarelösung vs. Kommunikationsprobleme


11. November 2014 Facebook Twitter LinkedIn Google+ Allgemein


Kommunikation im Büro (Quelle: Bigstock-ID-42364291-by-VLADGRIN)

Ein Tag im Büro, den Niemand braucht, ist ein Tag an dem der Chef schlecht gelaunt ist. Und alles nur wegen kommunikativer Probleme im Büro. Dabei hat man, der eigenen Meinung nach, nichts falsch gemacht. Anstatt einen Vortrag zu halten, weist der Chef nur auf die abgenutzte Pinnwand hin. Dort hängt ein bedruckter Zettel mit der Überschrift „Achtung Änderung“, angeblich schon seit letzter Woche. Die Pinnwand, an der schon mehrere Monate nichts mehr aktualisiert wurde, wird aber vom ganzen Büro ignoriert. Jetzt erst merkt der Chef, dass niemand im Büro die Änderungen mitbekommen hat. Er sieht ein, dass sich einiges im Büro ändern muss.

Das größte Problem – die Kommunikation

Sofort merkt der Chef, dass die Kommunikation wohl das größte Problem im Büro ist. Also sucht er nach Lösungen, welche die interne Kommunikation deutlich verbessern. Auch er sieht ein, dass die Pinnwand ausgedient hat. Er möchte ein internes soziales Netzwerk in seinem Büro haben. Einfach mit der Zeit gehen. Solche Programme vereinfachen in vielerlei Hinsicht die Zusammenarbeit im Büro. Wer kennt das nicht? Der Posteingang ist vollgespamt mit E-Mails von Kollegen und Kolleginnen. Jede E-Mail besteht aus ein bis zwei Sätzen wie: „Hey du, wollte nur Bescheid geben, dass kein Papier mehr im Drucker ist.“ Oder Sätze wie: „Habe gestern was voll peinliches erlebt, erzähle ich dir gleich in der Pause“. Mehrere solcher Mails kommen täglich neu im Posteingang des E-Mail Programms an und müllen diesen zu. Unter anderem passiert dies, weil man nicht aufstehen möchte um in ein Büro zu laufen, welches am anderen Ende des Flurs ist. Die E-Mail hat in den letzten Jahre, die Kommunikation erheblich erleichtert, stopft aber die Posteingänge der Kollegen und Kolleginnen voll. So kann es passieren, dass man einen wichtigen Kundenauftrag verpasst, da dieser von den nichtigen E-Mails der Kollegen aus dem Sichtfenster verdrängt wurde. Schon ist das Missgeschickt passiert und man bekommt Ärger mit dem Chef, nur weil die Kommunikation im Büro nicht optimal rund läuft. Gute Kommunikation ist das A und O im Büro. Wer die richtigen Programme nutzt, verpasst keine Termine mehr und ist immer auf dem neusten Stand, da Veränderungen interner Prozesse sofort auf dem Desktop ersichtlich sind. Einige dieser Programme setzen voll und ganz auf Kommunikation untereinander. Denn wer eine gute Kommunikationsmöglichkeit besitzt, ist ein guter Teamspieler. Innovative Kommunikationssoftware verbessert die Zusammenarbeit der Mitarbeiter. Ein Intranet in Büros optimiert die gemeinsame Arbeitsweise. So wird aus den einzelnen Mitarbeitern schnell ein eingespieltes Team. Denn welcher Chef möchte nicht, dass sein Team gut zusammen arbeitet und keine Fehler aufgrund von Kommunikationsschwierigkeiten macht.

Vorteile für ein internes vernetztes Programm auf einen Blick:

  • Kollegen können untereinander Dokumente zusammen bearbeiten – hierdurch können Missverständnisse problemlos umgangen werden
  • Ein digitales Adressbuch – jeder Kunde wird gespeichert, somit hat jeder Mitarbeiter alle Kundendaten immer zur Hand
  • Eine Nachrichtenbox, der sogenannte „Newsfeed“ – nie wieder verpasst ein Mitarbeiter Änderungen an Prozessen oder Terminen
  • Keine vollgespamten E-Mail Konten mehr – nur noch die wichtigsten Mails im Posteingang und somit den Überblick bewahren
  • Einfache, benutzerfreundliche Oberfläche – kein Wochenlanges einarbeiten nötig
  • Integrierter „Chat“ – zum schnellen Austausch von Problemen
  • Umfangreiche Suchfunktion – eine Suche, die alles innerhalb des Programms durchsucht und findet (Kontaktdaten, Auftragsnummern, etc.)

Die Lösung vieler Kommunikationsprobleme

Viele Fehler in der Kommunikation führen zu vielen Fehlern bei der Arbeit. Meistens sind diese Fehler klein und nichtig, doch können diese schwere Folgen mit sich ziehen. Vor allem wenn Kunden unzufrieden sind oder Aufträge nicht angenommen werden können. Und dies nur, weil man ein oder zwei Kleinigkeiten vergisst dem Kollegen oder der Kollegin mitzuteilen. Durch die innovativen Lösungen der internen Programme kann so etwas vermieden werden. Eine Frage zu einem Auftrag kann innerhalb von Sekunden über den Chat mit dem Kollegen geklärt werden. Unter anderem dient der Chat auch zur Förderung der Teammoral. So können über den Chat witzige Kurznachrichten oder „funny pictures“ verschickt werden die jeder sehen kann. Natürlich nur, wenn neben der Arbeit genug Zeit dafür ist. Teams die Spaß auf der Arbeit haben, sind gute Teams und leisten dementsprechend gute Arbeit. Aufgrund des Chats, kann das E-Mail Programm wieder für wichtige E-Mails benutzt werden und nicht für unwichtige Kurzmitteilungen. Ein Newsfeed bindet alle Mitarbeiter in alle wichtigen Veränderungen mit ein. In diesem Newsfeed werden nicht nur die aktuellen Thematiken und Veränderungen im Büro angezeigt. Mit einem Klick kommt man direkt auf eine Erklärung zu einer Änderungen im Arbeitsverlauf. So kann sich jeder selbst Einlesen, Einarbeiten und die Änderungen übernehmen, ohne dass ein Techniker wochenlang von Büro zu Büro rennen muss um es jedem Mitarbeiter einzeln zu erklären.

Weitere Vorteile eines internen sozialen Netzwerks

Ein weiterer Vorteil von solchen „All-in-One“ Produkten ist die Serviceleistung. Dadurch, dass es ein einziges Programm von einer Firma ist, gibt es keine softwaretechnischen Probleme zwischen verschiedenen Programmen. So wie es etwa häufig vorkommt wenn man versucht unterschiedliche Software miteinander zu synchronisieren. Oft bietet eine Firma für ihr Produkt ein Update an und schon kann ein anderes Programm nicht mehr darauf zugreifen. Auch sind Support, Lizenzverwaltung sowie Kauf und Abrechnung unter einem Dach vereint. Dies spart enorm viel Papierkram mit dem man sich rumärgern muss. Es gibt einen Ordner mit allen wichtigen Papieren und nicht 12 Ordner von 12 Programmen mit den dazu gehörigen Lizenzverwaltungen, welche oft noch über Drittanbieter verwaltet werden. Viele Anbieter von Kommunikationssoftware für Büros bieten unter anderem verschiedene Tarife an. So können alle Bedürfnisse von den verschiedensten Kunden befriedigt werden. Es gibt unterschiedliche Versionen für unterschiedliche Anforderungen. So kann das Kontingent einer größeren Firma genau so gut in das Programm integriert werden wie jenes eines neuen Start-Up Büros mit fünf Mitarbeitern. Durch diese verschiedenen Möglichkeiten und Variationen erreichen solche internen Alleskönner immer mehr Beliebtheit und das alles dank innovativer Software.

Um zu schauen wie das Programm funktioniert und ob es zur Mentalität der Firma passt, bieten die Anbieter oftmals Testversionen an. Mit diesen Testversionen kann 30 Tage lang kostenlos getestet und probiert werden. Schon in diesen 30 Testtagen merken die Chefs und vor allem die Mitarbeiter oft selbst, dass die Strukturierung von Handlungs- und Kommunikationsprozessen ein viel effizienteres Arbeiten ermöglicht.

Bildquelle: Bigstock-ID: 42364291 by VLADGRIN