Was ist eine Agentursoftware?


24. Juni 2013 Facebook Twitter LinkedIn Google+ Trends



Was wäre eine Agentur ohne die passende Agentursoftware. Der Alltag wäre ein Chaos, wenn all die Arbeitsläufe, die in einer Agentur von der Kundenakquise, über die Darstellung bis zur Aufbereitung eines Projektes in der Agentur manuell bewältigt werden müssten. Ohne die maßgeschneiderte Agentursoftware geht für die oft umfangreichen Projekte der Agentur gar nichts, denn die Agentursoftware führt den gesamten Workflow zusammen. Alles, was schon geleistet wurde und was noch an Arbeit zu leisten ist, wird dort anschaulich dargestellt.

Die Notwendigkeit einer Agentursoftware für einen reibungslosen Ablauf

Dies alles lässt sich mithilfe der Agentursoftware entsprechend steuern und kontrollieren. Es geht um zeitnahe Effizienz, die sich sowohl im effektiven Einsatz der Mitarbeiter der Agentur als auch in der Umsetzung einer Vielzahl von anstehenden Projekten bewähren soll. Die Agentursoftware kann alle erbrachten Leistungen, sowohl Eigen- als auch Fremdleistungen abbilden. Dadurch entsteht das Potenzial der Agentur, alle Abläufe bis in die kleinste Kleinigkeit, wie Ressourcen-Management beim Personal, aber auch das Controlling des Projektes, darstellen zu können. Dadurch hilft das Programm der Agentur, Kosten zu senken und die Produktivität zu steigern. Diese Form der betrieblichen Abläufe ist eine Optimierung aller zur Verfügung stehenden Ressourcen und bedeutet für jede Agentur die Steigerung ihres Umsatzes. So ein Programm wie es z.B. mit der Agentursoftware easyJOB zu bekommen ist, ist bares Geld wert. Moderne Programme bieten zudem die Möglichkeit, Statusupdates auch auf mobilen Endgeräten abfragen zu können. So ist man auch von unterwegs immer auf dem neuesten Stand des jeweiligen Projekts.

Was kann eine solche Agentursoftware alles für die Agentur erledigen?

Eine kleine Aufzählung, ohne Anspruch auf Vollständigkeitscharakter zu haben, kann das etwas verdeutlichen:

  1. Darstellung allen Workflows (Arbeitsabläufe)
  2. Steuerung des Projektes und das Controlling
  3. Einsatz der Personalressourcen für die Projekte
  4. Termin- und Kalendermanagement
  5. Daten der Akquise und Kontaktverwaltung
  6. Daten und Abläufe in der Finanzbuchhaltung
  7. Schnittstellen zu wichtigen anderen Datenverbindungen (z.B. Online-Banking und in die Verwaltung der E-Mail-Accounts im Outlook)
  8. Prognosestellungen

Bei Erwerb einer solchen Agentursoftware ist darauf zu achten, dass diese Grundfunktionen im Leistungsspektrum enthalten sind. Für weitere Untergliederungen und Funktionen gibt es eine Unzahl an Zusatzmodulen, die je nach Anbieter variieren und sich auch nach dem speziellen Bedarf und der Ausrichtung der Agentur richtet. Welche Applikationen die Software benutzt, sollte unbedingt erfragt werden, denn mit den Anwendungsprogrammen wird sich die Geschäftsstelle Tag für Tag auseinandersetzen müssen.